文書取り扱いの最小要件 ISO 19475 機関誌IM9・10月号についに登場

 9月14日に開催される文書情報マネージャー研究で取り上げます文書取り扱いの最小要件 ISO 19475の解説がついに機関誌IM9・10月号に掲載されました。このISOは只今JIS化も進んでおり、今後の文書情報マネジメントの基本になるものと考えております。研究会に出席される方だけでなく、文書情報マネージャーの皆さんには是非、精読して頂きたく存じます。

 このISOは、2021年6月に規格化されました。機関誌IM9・10号によれば、”デジタル化が先行している欧米各国は「電子文書の信頼を確保する」ために、電子文書のオリジナリティや処理の過程での改ざん抑制手段は、証拠となる書類の取り扱い規則や電子証拠と判定するための規則で考え方を示しています。”とのことで、欧州の規格などをベースにしているとのことですので、欧州では適用実績有と考えてよいのかと思います。

 このISOの肝は、文書情報は流通するものと考え、その対象プロセスを「受信」・「作成」、「処理」、「送信」に分け、最低限すべきことを「最小要件」としてまとめていることです。

 そういえば、たいていの文書管理規定には、文書の受信と送信(配信)の項があります。これとの関係も確認してみたいところではないでしょうか。電子メールでの文書の送受信が一般的となり、さらにPPAP対策でクラウドストレージの使用が増えています。また、電帳法や電子取引データの電子保存の時代となりました。

 国際標準を参考に自社の処理の過不足を検証してみませんか。