電子取引ソフト法的要件認証制度に関する質問と回答です。

電子取引ソフト法的要件認証制度FAQ

Q1:タイムスタンプ付与や訂正削除の履歴を保存する機能がなく、訂正削除の規程の備え付けで対応するシステムは認証の対象でしょうか?
A1:

本認証の対象ではありません。
電磁的記録の改ざん防止措置をユーザの規程で対応するソフトは、それ自身だけで電子取引の法的要件を満たしていることが確認できないためです。

Q2:電子契約サービス、FAX送信サービスは認証の対象ですか?
A2:

電子取引の法的要件を満たせば認証の対象となります。

Q3:Excelの機能リストに記載のA-Fまでの要件のうち、A-Dのいずれかを満たすことが必須だと理解しています。チェックリスト上のEとFの要件については、申請書内でシステムの類型としてE,Fを選択した場合は満たす必要がある、ということでしょうか?
A3:

そのとおりです。A-Dはいずれか少なくとも1つを満たす必要があります。EとFは個別の機能ですので、該当機能がある場合のみ審査対象となります。

Q4:クラウドサービス提供の場合で海外との電子取引の場合、ソフトウェア自体が輸出に該当するため、利用が国内の電子取引に限定されるときに認証の対象になるのでしょうか。
A4:

電子取引の対象が海外を含むことはそのソフトの利用方法であり、本認証はソフトの機能を審査するため関係がありません。利用が国内の電子取引に限定されていなくとも本認証の対象となります。

Q5:電子取引認証製品は国税庁に情報提供とありますが国税庁のHPに必ず記載されるわけではないのでしょうか?
A5:

認証された製品は全て国税庁のホームページに掲載されます。

Q6:サービス型の場合、プランごと、顧客ごとに認証をとることができますでしょうか。
A6:

提供されるソフトの機能が同一であれば顧客毎に認証を取得する必要はありません。プランとは機能の組み合わせが異なるものが複数あることだと思いますが、プランの内容にもよりますので、具体的な内容を事務局にお伝えください。

Q7:【A.タイムスタンプを付した後に相手に送付】
上記の機能を有する製品の場合、保管機能を有しないと思われますが、送付だけの機能だけでは申請出来ないのでしょうか?保存する機能を持った製品とxxxと連携することで可能では申請可能でしょうか。
A7:

タイムスタンプを付した後相手に送付することも電子取引になりますので、送付元での保存が必要です。
複数のソフトが連携して、電帳法の全ての要件を満たす場合、それらの全てを同時に審査申請する必要があり、マニュアルの記載内容は申請したソフトを連携させて使用する方法が記載されている必要があります。認証の対象は、製品を組み合わせて使用する場合に限られ、個々の製品単体では認証ロゴの表示はできません。

Q8:ECサイトパッケージのようなサービスの場合は電子取引ソフト認証の対象となると思うのですが、サービスの中で見積書や注文書を発行する場合、電子書類ソフト認証も同時に認証を受けることは可能なのでしょうか。
A8:

見積書や注文書を書面で発行して相手先に送付する場合の控えを電子データで保存するシステムは「電子書類ソフト認証」に対象になります。
該当機能があれば複数の認証を受けることができます。
審査申請は、各認証制度毎に行ってください。認証審査は個別に行われ、全て同時に認証されるかはお約束できません。

Q9:電子取引について発行側、受領側、間を取り持つ側、の3か所でシステムがあると思いますが、いずれも対象でしょうか?また、発行元データ(csv等)を作成するシステムもケースとしてありますが、それも対象でしょうか?
A9:

電子帳簿保存法の要件を満たすソフトであれば認証の対応です。
発行元データ(csv等)を作成するシステムでも同様です。

Q10:電子取引製品とした場合、取引関係書類全てを包含していないケースは多々あると思いますが、(例えば、注文書は発行できるが、請求書の発行機能がない)この場合の認証方法について適用帳票の種類込みでの認証になるのでしょうか?
A10:

対応している書類の種類、帳票の種類別の認証は行っておりません。電子帳簿保存法の要件を満たすソフトであれば認証の対象です。

Q11:JIIMA認証されている電子取引ソフトを使う場合でも、税務署への事前承認は不要ということで良いでしょうか(電磁的記録による控えの保存の方は事前承認が必要という認識です)
A11:

JIIMA認証を受けているかに関係なく、電子取引(法10条対象)の場合は国税庁の事前承認は不要です。

Q12:請求書を受信する側にとって取引先が2022年1月から施行される法的要件に則って請求書控を保存している場合、保存していない場合によって受信する側は保存方法を変える必要がありますでしょうか?
A12:

書類を受領する側の保存方法は、発行する側の控えの保存方法と関係ありません。

Q13:電子帳簿保存をとりやめる、または別製品へリプレイスする場合において、原本を破棄してしまった場合は、現在利用している電子帳簿保存のシステムは最後に保存したファイルの法定保存期間終了までは利用できる状態を維持しなければいけないという認識で合っていますか?
A13:

そのとおりです。国税関係書類を保存するソフトを法定保存期限までそのまま使用し続けるか、リプレイスなどでソフトを変更する場合は電磁的記録と記録項目を新しいソフトへ移行する必要があります。どちらもユーザの運用で行っていただくものです。

Q14:整然とした形式及び明瞭な状態とはどのような状態でしょうか。
A14:

電⼦取引の取引情報に係る電磁的記録が帳簿書類に準じた規則性を有する形式で表示または印刷できる必要があります。

Q15:システム関係書類の備え付けで必要なシステム全体の構成がわかる資料とは具体的にはどのようなものが必要でしょうか。
A15:

システム全体の構成がわかる資料というのは、どのようにシステムが構成されているのかを図式で示したものです。システム全体の構成概要がわかる図表を備え付けていることが必要です。

Q16:JIIMA電子取引ソフト法的要件認証機能リスト_令和2年改正版 _Rev.1.00.r1.xlsx を確認していますが、セルE19に、「5-1.電子取引データの種類別(領収書、請求書、見積書、納品書、注文書などの種類別)または勘定科目別に検索できる。」とありますが、勘定科目別に検索できる機能を求められている事由を教えて頂けないでしょうか?
A16:

電子帳簿保存法取扱通達 4-39(スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目)を参照してください。規則第3条第5項第7号((準用))の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ((検索機能の確保))に規定する「取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。なお、検索は国税関係書類の種類別又は勘定科目別にできることを要することに留意する。(平17年課総4-5により追加、平成27年課総9-8、令和元年課総10-5により改正)(以降略)となっています。そこに(1)~(5)に例示があるように、書類の種類別の場合は、 領収書 領収年月日、領収金額、取引先名称勘定科目別の場合は、交通費、領収年月日、領収金額、取引先名称などの項目で検索できることが必要となっています。書類の種類別、勘定科目別はいずれか1つの方法で構いませんし、混在していても構いません。

Q17:サービス利用者のみならずサービス提供者(弊社)もユーザーとして捉える必要はありますか?また、その場合弊社の社内用システムで見読性や検索性を満たす必要がありますか?
A17:

電子取引の取引データは、データのやり取りをした双方で電帳法の要件を満たして保存する必要があります。

Q18:取引先から電子メールにより請求書をPDF形式で受領したと仮定すると、機能リストに記載されている「電子取引データ」とは、(A)請求書のPDFファイル、(B)請求書の記載項目をシステムに入力したデータ、のどちらかを指すのでしょうか?あるいは両方を指すのでしょうか?
A18:

(A)請求書のPDFファイルのことを指します。

Q19:クレジットカード会社から利用明細をCSV形式で受領したと仮定すると、機能リストに記載されている「電子取引データ」とは、(A)利用明細のCSVファイル、(B)利用明細の記載項目をシステムに入力したデータのどちらかを指すのでしょうか?あるいは両方を指すのでしょうか?
A19:

(A)利用明細のCSVファイルのことを指します。

認証制度共通FAQ

Q1:マニュアルの記載内容はどの程度まで必要ですか。
A1:

マニュアルには、チェックリスト記載の機能の具体的な説明の記載が必要です。申請前に必ず確認してください。
“XXXXする機能があります”、”XXXXが表示されます”程度ではNGになります。その機能があるという説明だけでなく、どのように設定し、どのように操作すればその機能が使用できるか、どのように表示、印刷されるか具体的にわかる説明が必要です。

Q2:審査内容は公開されますか?
A2:

審査結果は認証製品としてJIIMAホームページ上で公開します。審査の経緯、機能チェックリストは公開いたしません。

Q3:審査期間はどの程度かかりますか?
A3:

目安として2-3ヶ月間です。マニュアルチェックでマニュアルの書き直しが多いと審査終了まで時間がかかり、それ以上の期間を要する場合があります。過去事例では必要な機能がなく開発してから再審査を受けたケースがあります。申請前にセルフチェックを充分に行ってください。

Q4:お客様に提案中で、急いで認証を取りたいのですが早く進めてもらうことはできますか?
A4:

順番に審査しますので、急ぎの対応はお受けできません。

Q5:電子帳簿保存法に対応するために必要なことを教えて下さい。
A5:

個別のソフトの開発に関するご相談は承っておりません。ご自身で調べて対応してください。必要な機能内容は機能チェックリストで確認できます。

Q6:訂正削除の履歴を保存する方法はどのような仕様にすればよいのでしょうか?
A6:

個別のソフトの開発に関するご相談は承っておりません。ご自身でお調べ頂き、開発をお願い致します。

Q7:認証番号は申請した順番に発行されますか?
A7:

認証番号は認証審査委員会で認証承認された順に発行しますので、申請した順番とは異なります。

Q8:申請にあたりDVD等のメディアで送るのではなく、ファイル転送サービスの利用は可能でしょうか?
A8:

審査時点のファイルをそのまま保存するため、DVD等のメディアで送付いただきたいのですが、どうしても必要であればZIPファイルにアーカイブした状態で送付してください。
実際には、ファイル転送サービスを使って申請を受けるケースもあります。

Q9:同時申請の場合の割引は、電子取引と電子書類で申請した場合も適用されますか?
A9:

基本的には同一の認証制度の中で複数製品が申請された場合のみ、割引対象となります。
ただし、今回よりJIIMA会員に関しては認証制度を跨ぐ複数申請についても割引の対象となります。

Q10:2021年改正対応の場合は6-7月の大臣通達を待ってからの申請になりますか?
A10:

改正電子帳簿保存法関連の通達、一問一答は、例年6月末~7月初旬に国税庁から公開されます。令和3年度改正基準の機能チェックリストはその内容を分析してから改訂作業を行います。秋ころから認証申請受付開始となる見込みです。
ちなみに通達は国税庁長官が発出します。

Q11:不合格になった場合、申請費用は再度発生しますでしょうか?
A11:

2回まで再審査を行いますが、最終的に不合格となった場合は、問題箇所を修正していただいた後に再度新規申請となり別途費用が必要です。
これまで取り下げになったケースはありますが、不合格になったケースはありません。

Q12:更新審査について、製品のバージョンアップの度に必要なのでしょうか?「審査基準に係る機能に修正があったかどうか」は製品側で判断し、審査依頼を行うか判断する必要があるのでしょうか。
A12:

製品のバージョンアップ毎の更新審査は不要です。
バージョン毎に認証を受けたい場合は都度更新審査申請をしてください。バージョンアップの際、電帳法にかかわる機能を維持することはメーカーの責任で行ってください。
万が一、バージョンアップの際に電帳法の要件で必要な機能が無くなった場合は認証取消しになります。
「審査基準に係る機能に修正があったかどうか」は機能チェックリストの要件で判断し、当該要件に係わる機能に変更があれば更新審査を受けて下さい。更新審査の都度費用が必要です。

Q13:法定必須機能とは、機能チェックリスト以外に、JIIMAのHP記載の認証基準、規定類、を確認するということでしょうか?
A13:

法令に定められたソフトの機能は、機能チェックリストのみで審査します。JIIMAの各種規程、認証基準は、審査申請する前に内容の確認をお願いしております。

Q14:サービス型の場合、例えばWeb上からの検索、保管で他の抽出というのがシステム機能が具備されている定義となるのでしょうか、サービスの運営担当者など人を介すと事務処理に該当するため、NGとなるのでしょうか。
A14:

人が介在する方法でデータの受け渡しがされる場合は改ざんや誤って変更されてしまう可能性がありますので、ソフトの機能でデータをソフトから直接エクスポートできることが必要です。
マニュアルにエクスポートする操作が記載してあることが必要です。

Q15:電磁的記録を外部記録媒体に7年または10年保存とありますが、データでの保存のみで紙保存は不要でよろしいでしょうか。
A15:

電磁的記録を電帳法対応ソフトで保存することで、それが原本保存となりますので、紙で保存することはユーザの運用であり本認証では審査はいたしません。

Q16:令和2年度改正で認証製品に登録された後に令和3年度改正の認証を受ける場合は更新手続きが必要となる理解でよろしいでしょうか。
A16:

法改正があり機能チェックリストが変更となった場合は、更新審査を受けていただくことになります。
(4/14の第一回説明会時に新規審査受審が必要と回答しましたが上記に訂正いたします。)

Q17:法改正による再審査は都度明示的に依頼する必要があるのでしょうか?既に認証済みの製品について、自動的に再審査が行われる、というものではない認識でよろしいでしょうか。
A17:

自動審査は行っておりません。更新審査の申請手続きしていただき改めて審査を行います。

Q18:税務署へ提出する承認申請書について、JIIMA認証製品の場合は簡略化されるという想定でよろしいでしょうか。
A18:

令和2年度改正時点では、スキャナ保存、電子帳簿についてはJIIMA認証製品を使用する場合、簡略記載の申請書で申請することができます。電子書類ではそのような措置はありません。令和3年度改正では電子書類の申請承認が不要になります。電子取引はJIIMA認証とは関係なく申請承認が不要です。

Q19:JIIMA会員の場合でかつ複数申請の場合、会員価格から割引適用される認識でよろしいでしょうか?
A19:

ご認識の通り、会員価格から更に割引が適用されます。

Q20:令和3年税制改正により承認制度が4条1項~3項に関して廃止されますが、JIIMA認証の国税庁の取扱いはどうなる見込みでしょうか。
A20:

承認申請そのものは廃止されますが、国税庁のHPに掲載されている認証製品リストは、新たな認証制度も含めて引き続き掲載されます。
なお、帳簿に関して優良帳簿届け出制度が始まる予定ですが、この中にJIIMA認証が盛り込まれるかどうかは現時点では未定です。

Q21:製品のバージョンアップ毎にマニュアルの送付をするとのことですが、その都度更新審査料が費用でしょうか?
A21:

製品のバージョンアップ毎の更新審査は不要です。
バージョン毎に認証を受けたい場合は都度更新審査申請をしてください。バージョンアップの際、電帳法にかかわる機能を維持することはメーカーの責任で行ってください。
万が一、バージョンアップの際に電帳法の要件で必要な機能が無くなった場合は認証取消しになります。
「審査基準に係る機能に修正があったかどうか」は機能チェックリストの要件で判断し、当該要件に係わる機能に変更があれば更新審査を受けて下さい。更新審査の都度費用が必要です。

Q22:再評価2回というのは、初回NGを含めて2回なのでしょうか?
A22:

そのとおりです。

Q23:関連する電子帳簿保存法の税制改正がされるたびに、JIIMAソフトに求められる要件も審査内容も変更されていくという認識でよろしいでしょうか。
A23:

法改正でソフトに要求される仕様の変更があれば機能チェックリストを改定しますので審査内容は変更されます。

Q24:同一製品でオンプレ版とクラウド版がある場合は、同等機能を持っていたとしても、2製品での申請となるのでしょうか?
A24:

同一機能でマニュアル記載内容が同じであれば、主製品で審査を受け認証を受けた場合は派生製品として登録が可能です。登録には費用が必要です。

Q25:お客様都合で製品名を変えて使用する場合(例:社内向け用の名称で利用)、申請は別々になりますでしょうか?
A25:

お客様個別の名称に設定変更できるソフトがあると思いますが、それは設定変更の機能によるものであり、電子帳簿保存法の要件を満たす機能に変わりがなければ名称別に申請する必要はありません。

Q26:実装に関する相談にはのっていただけないというようなことがありましたが、「このような実装であれば問題ないですか?(Yes/No)」のような形のご相談でものっていただけないのでしょうか?
A26:

実装方法についてはご自身でお調べください。JIIMAではご相談をお受けできません。

Q27:認証の申請時にマニュアルへの記載方法に関するアドバイスをいただくことは可能でしょうか?
A27:

認証団体が審査に係る内容を申請時にアドバイスする事はできません。

Q28:単一製品としての認証というよりも業務フローのパターンとしての認証という印象を受けましたが、単一製品としてJIIMA認証を受けている場合(他の製品はJIIMA認証を受けてない)のお客様側のメリットは、どういったものになりますでしょうか?
A28:

業務フローのパターンによる認証は行いません。電子帳簿保存法の要件を満たす機能があることをもって認証します。JIIMA認証を受けている場合、そのソフトが電子帳簿保存法の機能を具備していることが明らかになりますので、製品を選択しやすくなります。

Q29:例えば直近で令和3年度のJIIMA認証を取得したとして、 後に令和4年度等の新規の認証が後続で続いてくると思うのですがその際には 国税庁へのHP記載は最新制度対象製品しか掲載されないのでしょうか。
A29:

認証の取り下げ・取り消しがない限り、継続して掲載されます。

Q30:契約書・見積もり書・請求書など多数の帳票発行機能と、それらを受領して添付する機能がある場合、それぞれ機能や紙ごとの申請が必要でしょうか?該当箇所を羅列した上で一つの申請にすることも可能でしょうか?
A30:

契約書・見積もり書・請求書などの帳票を電子データで発行する場合は電子取引ソフト認証、紙で発行し控えを電子とする場合は電子書類ソフト認証での申請が必要となります。

Q31:個別の内容に関して、電子帳簿保存法の要件を満たしているか教えて下さい。
A31:

大変申し訳ありませんが、内容的には法的要件にも関係しておりJIIMAがお答えする立場にはございません。国税庁の電帳法関係のサイトは以下のURLにあります。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
上記にあります国税庁の一問一答を参考にされて下さい。また必要に応じ、国税局の窓口にご確認下さい。

Q32:JIIMA認証を取得した際のメリットは何でしょうか?
A32:

会計システムや文書管理システム等のソフトウエアが数多く販売されています。税務という観点では電帳法対応というソフトウエアも多くあります。ただし、一般企業の方々が適正に電帳法に対応しているかの判断をするのは難しいものです。そこでJIIMAでは電帳法に対応したソフトウェアが法的要件を満たしているかを確認し、企業のソフトウェア選定、導入を支援しています。国の動向としては規制緩和の方向で動いていますが、逆に罰則を強化するなど、ますます自己責任という考え方が重要になってきます。公益法人であるJIIMAが認証する製品であれば、安心してご使用することが出来ます。なお、認証取得製品は国税庁やJIIMAのHPなどで公開されますし、またJIIMA認証のロゴも使用することができますので、販促的な意味合いでも活用できると思います。

Q33:サービス提供会社が同一(グループ会社なら同一会社とみなすなど)の規定はありますでしょうか?
A33:

グループ会社であっても法人格が別であれば、同一とはみなされません。JIIMA入会(会員資格)や会員価格の適用なども個別法人単位となります。なお、認証製品の開発元企業および認証製品の販売企業は認証ロゴの使用許諾契約を締結することでロゴマークは使用できます。

Q34:海外の会計システム開発運営会社がJIIMA認証の申請を検討しているのですが、要件にある「申請組織は、当該申請に係わる事業拠点を日本に有するものとする。」の中で、事業拠点とは、自身が日本国内に設立した会社でしょうか? もしくは、代理店等でも良いのでしょうか?
A34:

基本的には、日本に拠点があり製品の開発または販売を行っている法人でないと申請が出来ません。ただし、審査時や認定後のJIIMAからの問合せについて、日本語で回答をしてもらう必要があるため、日本に法人があることが望ましいが、その役割を販売代理店等が担うのであれば、必ずしも日本に法人格を伴う拠点があることは条件ではありません。その場合でも申請書、マニュアル等の言語は日本語が必須となります。

Q35:取引先から注文書をFAXで受信し、(紙に出力せず)ファイルサーバにPDF保管する際の質問となります。「検索機能の確保」において「(2)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。」という要件があるかと思います。対象PDFファイルをファイルサーバで保管する際、範囲指定での検索が不可となりますので、ファイルサーバでの運用は不可という見解で合っておりますでしょうか? 何らかの文書管理システムが必要という事でしょうか?
A35:

ファイルサーバーに保存すること自体はもちろん構いませんが、データベースとして検索することが出来ることが必須で、何らかの文書管理機能が必要となります。

Q36:取引先から注文書をFAXで受信し、(紙に出力せず)ファイルサーバにPDF保管する際の質問となります。「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用」において、FAX受信後のPDFデータを即座に上記要件を満たした文書管理システムに登録する場合、要件を満たしていると解釈してよろしいでしょうか?
A36:

データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用するのがポイントですが、例えばファイルサーバーの(監視)フォルダーに一旦格納され、人手を介さずに自動で文書管理システムに取り込めるシステムが構築されていれば可能となります。