社会全体のデジタル化を支える文書情報マネジメントの構築に向けて

 

 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)は60年の長きにわたり文書情報マネジメントの普及啓発に取り組んでまいりました。この間に記録媒体はマイクロフィルムから電子媒体、さらにはクラウドへと広がり、扱うコンテンツは写真から画像情報、さらには文書情報へと広がり、そしてマネジメントの対象は記録、保管のみならず利活用にまで拡大されました。

 情報技術の進化により一方では情報の作成及び流通が容易になりましたが、他方では情報マネジメントの難易度が高くなり、法制度を含めて様々な仕組みの整備が急がれています。これからは企業のみならず国においても、情報マネジメントの成熟度が低いと先進国とは見なされなくなるかもしれません。

 令和3年5月に成立したデジタル庁の設置を含むデジタル化関連法案の施行により、日本のデジタル化の遅れを取り戻すことが期待されますが、デジタル化に伴うリスクを避けるためには文書情報マネジメントの確実な実施が鍵となります。デジタル文書の良さは情報の利活用に優れることですが、変更が容易なだけに原本、複製、版、決裁済文書等が適切に管理されないと、得られる利益を上回る混乱を招く恐れがあります。しかしながら、爆発的に増加する文書情報を適切にマネジメントするためには、効果的な内部統制の仕組み、合理的な業務運用プロセス、ICTシステムによる支援そして組織に所属する人々に対する教育が欠かせません。

 JIIMAは、調査・研究、ISO/JISの標準化、人材育成、製品認証、政策提言等を通して、既に到来したデジタル時代に有効な文書情報マネジメントの提案及びその普及啓発に取り組んでまいりますので、従来にも増して皆様方のご支援ご協力を賜りますようお願い申し上げます。

 

 width=公益社団法人
日本文書情報マネジメント協会
理事長  勝丸 泰志