一から始める文書管理業務

JIIMAが主催する「文書情報マネージャー認定セミナー」の内容の骨子をベースに、文書管理業務に必要なポイントと一般的な進め方、役立つ情報をまとめたものです。

(出典:『月刊総務』2014年6月号 『総務のマニュアル「一から始める文書情報管理業務マニュアル」』に加筆・追補)

プロローグ

1.文書情報管理の目的

1-1.文書情報管理の目的とメリット
1-2.緊急時への対応も考える

2.文書情報マネジメントの基本

2-1.文書情報マネジメントとは
2-2.文書のライフサイクル
2-3.ファイリングとレコード・マネジメント
2-4.文書情報マネジメントの対象となる文書・記録
2-5.e-ディスカバリーへの対応

3.文書情報管理の進め方

3-1.トップダウンで進めるか、ボトムアップで進めるか
3-2.文書情報管理の目的を明確にする
3-3.文書情報管理が目指すゴールとは?
3-4.推進体制の構築
3-5.スケジュールと役割の明確化

4.文書管理に役立つ技術

4-1.不要な文書を蓄積させない「捨てる技術」
4-2.文書の利用価値を向上させる活用する技術
4-3.文書情報管理で知っておきたいポイント

 

JIIMAが認定する文書情報管理の資格

文書情報マネージャー

ユーザーの立場から文書や記録を取り扱い、さまざまな情報を経営に活かす人材のための資格です。
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文書情報管理士

主としてサプライヤとしてのメーカー・ベンダー・サービス業向けの資格として位置づけです
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文書管理達成度の評価

JIIMA の文書情報管理委員会が作成した「文書管理達成度評価基準」で、文書管理状態のレベルを評価出来るように策定したものです。JIIMAのホームページの中に、専用のページを作成し、公開しています。ここのページからExcel表をダウンロードし、自社の状態を記入して専用のアドレスに送付すると評価結果をフィードバックします。
詳細はこちら

 

ベストプラクティス

JIIMAでは2007年(平成19年)より、先進的な文書情報マネジメントシステムを導入し、顕著な成果を出された企業・団体に対して『ベストプラクティス賞』を設け表彰しています。

ベストプラクティス一覧

 

参考資料

文書管理用語辞典
文書情報管理

月刊総務オンライン

営業秘密

経済産業省 「営業秘密 ~営業秘密を守り活用する~」

基礎的な説明から、「秘密情報の保護ハンドブック」や「秘密情報の保護・活用事例集」などです。

東京都知的財産総合センター 「知財お役立ち情報」

中小企業の経営者の人に「知的財産」について知ってもらうためのマニュアル類。

特許庁 「先使用権制度について」

個人情報保護

政府の関連ページ

個人情報保護委員会

経済産業省 個人情報保護

GDPR

JETROのハンドブック

「EU一般データ保護規則(GDPR)」に関わる実務ハンドブック(入門編)

「EU一般データ保護規則(GDPR)」に関わる実務ハンドブック(実践編)

セキュリティ

経産省のサイバーセキュリティ経営ガイドライン

IPA「中小企業における組織的な情報セキュリティ対策ガイドライン」

IPA「組織における内部不正防止ガイドライン」

書面の保存

法令等により書面による保存、交付等が規定されている事案