文書管理達成度評価

望ましい状態

会社の文書に相応しい文書(注1)が作成され、正式文書化の手続き(注2)を経て適正に作成されている。

(注1)「会社の文書に相応しい文書」とは、後に情報公開や文書提出命令によって社外に公開や開示された場合に、当該文書によって会社の立場を損なうことのない文書をいう。そのためには、最初から「前向き」かつ「防御的」文書を作成しなければならない。

(注2) 上長(文書作成確認者)および部門長(文書作成責任者)の承認を受けて、正式文書(承認された文書=会社の行動に結びつく文書)とすることをいう。

業務上の必要性に則り、必要な人だけに開示されている。(知る必要性基準)

• 文書と記録が区別(注3)されて管理されている。
• 文書および記録が、保存されるべき期間、確実に保存されている。
• 紙文書 および電子(化)文書の所在(注4)が把握できており、担当者本人のみならず、許可されたものは検索し、閲覧し、活用できる。

(注3)区別とは、紙文書の場合には、キャビネットや棚を分けて管理するなどの方法がある。倉庫保存の際には、保存箱を分けて管理する方法がある。電子文書および電子化文書の場合には、システムやフォルダーを分けて管理する方法がある。

(注4) 所在とは、 紙文書の場合にはキャビネットのどこにあるのか、どこの倉庫のどの保存箱に保存されているのかが即座にわかることをいう。
電子(化)文書の場合には、利用している文書管理システムが明確であることはもちろん、その文書管理システムのどのフォルダに格納されているのかが即座にわかることをいう。

• 文書および記録が、保存すべき期間を経過したのちに、確実に廃棄されている。
• 紙文書 および電子(化)文書が廃棄されたこと(されていること)が判る(注5) 。

(注5)紙文書や電子(化)文書が何時まで保存されていたのか、その保存期間は何年か。そして何時・誰が廃棄または削除したのかという記録が残っていることをいう。