申請から認証まで
- 協会事務局は認証を受けようとする事業者からの認証申請書類を受け付け、これを電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証審査委員会に報告する。
- 事務局は申請書類を、評価機関に送付し、評価を依頼する。
- 評価機関は、申請者が提出した申請書と取扱い説明書などを参照して基準に合致しているかを評価し、その結果を協会事務局に提出する。
- 協会事務局は、電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証審査委員会に評価結果を提出し、認証審査委員会は、その合否を審議・判断する。
- 協会事務局は、認証結果を申請者に報告する。
規程類
- 電子帳簿保存法対応ソフト法的要件認証制度に関する基本規程
- 電子帳簿保存法対応ソフト法的要件認証制度に関する運営細則
- 電子帳簿保存法対応ソフト法的要件認証ロゴ運用細則
- 電子帳簿保存法対応ソフト法的要件認証ロゴ使用許諾規約
申請書類
2017年9月7日に、機能チェックリスト（平成28年度）を修正しました。
国税庁は2017年7月4日に公表していた「電子帳簿保存法Q&A」を整備し、「電子帳簿保存法Q&A（電子計算機を使用して作成する帳簿書類及び電子取引関係」と「電子帳簿保存法Q&A（スキャナ保存関係）」の2つに分けて公表しました。新しいQ&Aでは、番号が大きく付け替えられただけでなく、説明文も一部修正されています。
要求されている機能については変更が無かったため、この部分は変更がなく、対応するQ&Aを新しいものに変更しています。（9月5日の修正も反映）
2019年10月4日に、国税庁の令和元年度税制改正による電子帳簿保存制度の見直しに伴い申請書を修正し、また機能チェックリスト（令和元年度）のフォームを追加しました。
申請書では審査基準法令年度に令和元年度を追加し、機能チェックリストでは、Q&Aの番号変更、スキャナ保存一問一答の番号変更に従い修正しています。
尚、チェック項目としましては、１点、機能 １５-１を追記修正しています。
2021年11月24日に、国税庁の令和３年度税制改正による電子帳簿保存制度の見直しに伴い申請書を修正し、機能チェックリスト（令和3年度）を追加しました。
令和3年度対応より画像チェック（解像度・画素数、階調、4ポイント文字の認識）を含めて確認することとしましたので、読取対象資料をスキャナ保存したデータ（一旦、システムに登録し、エクスポートしたスキャンデータ）をご提出いただきます。
※読取対象資料；「ISO 12653-3準拠 スキャナ評価用テストチャート」を使用 （JIIMA販売サイト）
※スマートフォン対応ソフトの場合は、アンドロイドおよびiOSで撮影してシステムに取り込んだ画像ファイルも合わせて提出してください。
機能チェックリストは以下のページからご登録のうえ、ダウンロード下さい。
令和6年2月より「令和5年改正版」における審査を開始しました。
旧基準での申請の場合は事務局までご連絡下さい。
現在、申請件数が非常に多く、評価機関が順次認証審査を行っております。
これから新たに申請された場合はかなりの時間を要し、認証の申請から取得まで通常でも３～４ヶ月程度となっております。
申請書、該当する機能チェックリストに必要事項を記載の上、電帳法スキャナ保存ソフトとして利用者に納品または提供するマニュアルを、同時に提出してください。
マニュアルとは、
①電帳法スキャナ保存ソフト機能と操作を説明する文書ファイルまたはURLで示されるWEBページを書き込んだ光ディスク、電子ファイル。
②電帳法スキャナ保存ソフト機能の一覧表形式の文書ファイルまたはURLで示されるWEBページを書き込んだ光ディスク、電子ファイル。（②については、一覧表記載の内容が上記①）に記載されていることが申請者によって保証されている必要があります。）
※提出は、光ディスクの郵送、またはメール添付、ファイル受け渡しシステム利用などでお願い致します。
※受け渡しシステムご利用の場合は、申請者にてご用意ください。
複数ソフトを同時に申請する場合は、１製品ごとに申請書、機能チェックリストを提出してください。
ご注意）機能チェックリストに対する理解不足やマニュアルの記載内容が不足しているため、改訂を依頼せざるをえないケースがあります。「注意事項及びマニュアル記載レベルガイド」を参考とし、あらかじめマニュアル等の内容をご確認ください。
注意事項及びマニュアル記載レベルガイド （2017年12月26日改訂） ＜164KB＞
提出申請書類の取扱について
・受領した申請書類は、認証審査以外に利用いたしません。
・認証合格となった場合、審査した機能チェックリスト及び製品マニュアル等を国税庁へ提供します。
・評価業務委託先とJIIMA間で本認証審査に関わる業務について守秘義務契約を締結済みです。
送付先
〒101-0041
東京都千代田区神田須田町2-19 ライダーズビル7階
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会 ソフト認証担当者
E-mail : ninsho◇jiima.or.jp
(上記アドレスの「◇」を@に修正してください。迷惑メール防止のためです。)
申請にかかる費用について （2018年12月1日改訂）
・新規審査手数料 ￥400,000（税別） JIIMA会員価格￥320,000（税別）
・更新審査手数料 ￥250,000（税別） JIIMA会員価格￥200,000（税別）
・登録料 ￥100,000（税別）
・延長申請費用 ￥50,000（税別）
※登録料はマニュアルが共通の派生製品について発生します。
※複数ソフトを同時に申請する場合は、総額から20%引きとします。
なお、制度をまたぐ複数ソフトの同時申請は対象外です。
ただしJIIMA会員はその場合も対象とします。
※評価２回上限とします。３回目以降では更新審査手数料と同額をお支払いいただきます。
※認証の有効期限が到来する電帳法対応製品において現状のまま有効期限を延長する場合は、延長申請をもって3年間の延長が可能です。