電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度FAQ

日本における文書管理システムのソフトウェアは数多く販売されております。その中には電帳法対応というソフトウェアも多くあります。一般企業の方々が適正に電帳法に対応しているかの判断をするのは難しいものです。
そこでJIIMAでは、電帳法スキャナ保存に対応したソフトウェアが法的要件を満たしているかを確認し、企業のソフトウェア選定、導入を支援します。

今まで通り紙で運用するのは問題ございません。
紙でなく電子を原本として運用されたいという場合に電帳法の申請が必要となります。

※令和4年1月1日より、事前承認制度は廃止。

ソフト利用者が認証をJIIMAに対して直接申請されることはございません。
※JIIMA認証の対象は下記Bパターンとなります。
A.ユーザーの立場でソフトを使用していて電帳法の申請を国税あるいは税務署へ申請しようとしている
B.御社がソフトを作成しており、JIIMA認証を受けてエンドユーザーの便宜を図ろうとしている

電帳法の申請には一般とJIIMA認証ソフトの二つがございます。
１）一般のソフトの場合、国税・税務署に申請してからソフトの要件をチェックされます。
２）JIIMA認証ソフトの場合、事前にソフトが電帳法の基準にあっているか審査済のものとなります。
こちらは、あらためてソフトの内容をチェックされることがないため申請・ソフト内容の確認がスムーズに進みます。
ただし、必須条件ではございません。

対象となるのは申請され認証されたソフトになります。
不明点がございましたらお問い合わせください。

市販のパッケージソフトウェア製品とネットワーク経由で提供されるソフトウェアサービスが対象になります。
複数のソフトウェア製品を組み合わせて、法的要件の全機能を提供している場合はソリューション名称など複数のソフトウェア製品の組み合わせを特定でき総称名がついている場合に限ります。

電子帳簿保存法施行規則が平成27年3月に改正され、領収書などの金額が3万円以上のものまでスキャナ保存が認められるようになりました。
さらに平成28年度3月の改正ではスキャナ保存の要件が改正されました。
この法改正やその後国税庁のホームページに掲載された通達やＱ＆Ａで要求されている要件を全て満たしたものを認証しています。
平成28年度改正基準では、書類の作成又は受領をする者が書類をスキャナで読み取る場合で、書類の大きさが日本工業規格Ａ4以下であるときの、解像度に関する情報を画素数で保存する機能が追加されています。
ソフトウェアを選択する際には、十分注意してください。
尚、令和元年度改正ではJIIMA認証ソフトによる承認申請書の記載事項や添付書類の一部省略可能などが定められています。

市販のパッケージソフトウェア製品とネットワーク経由で提供されるソフトウェアサービスが対象になります。
認証したソフトウェアは、｢認証製品一覧｣のページに、メーカー名、ソフトウェア名を記載していますので、各メーカーにお問い合わせください。

当協会は関係省庁として、所管を経済産業省、政策提言については内閣府、総務省、国土交通省、国税庁などに行っております。
詳しくは当協会HPの下記ページをご覧ください。
https://www.jiima.or.jp/about/
またJIIMA ビジョン 2016（2020は現在、作成中）もご参考ください。
https://www.jiima.or.jp/about/keikaku_houkoku/

電帳法のスキャナ保存では、データの保存形式についての縛りはありません。しかし、可視性の確保という意味では、備え付けるビュアーソフトでデータを表示、または印刷する必要があるので、対応する形式は限られて来ると思われます。おっしゃる通り、JPEGやTIFF、PDFが一般的となります。

市販のパッケージソフトウェア製品とネットワーク経由で提供されるソフトウェアサービスが対象になります。
複数のソフトウェア製品を組み合わせて法的要件の全機能を提供している場合は、ソリューション名称など複数のソフトウェア製品の組み合わせを特定でき総称名がついている場合に限ります。

この認証制度は、JIIMA会員以外でも利用できます。
日本に拠点があり製品の開発または販売を行っている法人であれば申請することができます。

改正年ごとの審査・認証となり、認証ロゴにも法令改正年が記載されます。すでに認証済みの製品でも法令改正対応のためバージョンアップした場合は、再度本審査を実施して頂く必要があります。
しかし、法改正があっても、それに対応しない製品をそのまま利用し続ける事には問題はありませんので、JIIMAで認証取り消しにしたり、本審査を受けることを強制することはありません。
ただし、認証有効期間ごとの更新審査は必要です。

年2～3回時期を決めて実施します。詳細はJIIMAへお問い合わせください。

審査期間は申請受理より3～4ヶ月程度です。
また認証の有効期間はスキャナ保存で5年、電子帳簿ソフトでは3年です。期間内であっても法改正がありこれに対応する場合は、別途審査が必要です。

電子帳簿保存法のスキャナ保存の法的要件を満たすための機能を有しているか、製品マニュアルで審査します。
法的要件は、電子帳簿保存法、および電子帳簿保存法関連の施行規則、通達、および国税庁のQ＆Aに基づきます。
製品のテスト、動作確認、品質保証は行いません。
審査は特定のメーカーに属さない中立な立場の審査員によって行います。
審査に使用する資料は提供者の許可なくJIIMA事務局、審査機関、審査員以外のJIIMA会員企業などに開示することはありません。
尚、認証後に、申請書・マニュアル・機能チェックリストの3点は国税庁へ提出され、国税庁のHPに認証リストが掲載されます。

１）申請書類一式を提出・JIIMA受領

２）評価機関にてチェック

３）指摘事項を申請者へフィードバック

４）申請者より修正・対応を再提出

５）レビュアーにて確認（数回やりとりしてチェック項目をクリアします）※評価機関にて再チェックのケースもあり

６）有識者からなる認証審査委員会にて最終確認

７）認証にてロゴマークを提供

８）確認できたマニュアルを国税庁へ提出

９）国税庁およびＪＩＩＭＡのＨＰへ掲載

下記に掲載させていただいております。尚、JIIMA会員の場合、割引価格がございます。

・スキャナ保存ソフト（最下部に記載）

https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/tetsuduki/

・JIIMA会員

https://www.jiima.or.jp/about/nyukai/

・スキャナ保存ソフトの場合が、複数ソフトを同時に申請する場合に総額から20%の割引がございます。
※尚、電子帳簿ソフトの場合は扱いが違います。シリーズで（電帳法に関する部分が）同じマニュアルである場合、主製品とは別に”派生商品”として登録できます。

認証以降のバージョンのものは、認証が適用されます。
ただし、電帳法にかかわる部分の変更があった場合は、再審査となります。

認証製品の開発元企業および認証製品の販売企業は、認証ロゴの使用許諾契約を締結することで使用可能となります。

JIIMA認証ソフトとして申請できるのは、認証登録された以降のバージョン製品となります。
リリースから時間をかけずに認証を取得されたい場合は、個別にご相談ください。

POSレジの電子ジャーナルは、レシート控えの電子版になります。
従って、電子帳簿保存法第4条第2項の自己が発行した書類（控）の電子保存（スキャナ保存では無い）に該当します。
ただし現在のJIIMA認証では、第1項の帳簿の電子保存と第3項のスキャナ保存だけですので、第2項は対応していません（将来的に第10条の電子取引も含めて検討中です）。

検索機能は電帳法の要件ですので、認証の対象となるシステム上で実現する必要があります。補足ツールや連携している会計ソフトウェア、ERP等で検索条件を満たす場合は、そのシステムと併せて申請を出していただく必要があります。それらのツールやソフトウェアが、認証を受けているか否かは関係がありません。