アーカイブ研究会

担当理事下嶋 秀樹 (しもじま ひでき)
委員長 
委員数5名

活動内容

現時点で、各WGとも活動休止状態(マイクロWG以外はほとんどのメンバが退会または退会予定)であり、保管メディアをベースとした磁気テープWG、光メディアWG、マイクロWGの3WG体制での委員会活動は困難になりました。
今後は、デジタルドキュメントのアーカイブに軸足を移し、クラウドを含めたデジタルデータと紙・フィルムを中心としたアナログデータを合わせた長期保存並びにアーカイブの考え方、方法を整理する研究会として活動していきます。
第61期末までに活動の方向性を決めると同時に、国立公文書館、国立国会図書館、(可能であればNARA等の海外の公文書館)におけるデジタルデータを中心とした長期保管/アーカイブの在り方の調査方法を検討し、調査に着手します。
さらに、将来的には委員会として活動することを目指します。

第60期活動概況
  1. マイクロメディアWGは、JIS Z6018*1改定をJSA(日本規格協会)から承認され、2020年8月末に原案作成を完了し、2021年4月に公示されました。マイクロメディアWGは今回のJIS改定で一連の作業目標は完了したため、JIS等のメンテナンス活動を標準化戦略委員会に移管し、活動を終結させます。
  2. 磁気テープWG、及び光メディアWGについては、主要構成委員の会員企業が協会を退会し、さらに委員がWGから退会したため、活動を終結させることにしました。
  3. 上記に伴い、「磁気テープを用いたアーカイブガイドライン」の改定は見送り、JIS Z 6019*2 は、原案作成団体を電子情報技術産業協会 (JEIT) に移管する方向で協議中です。
  4. 委員会については、来期以降デジタルドキュメントのアーカイブに軸足を移し、クラウドを含めたデジタルデータと紙・フィルムを中心としたアナログデータを合わせた長期保存並びにアーカイブの考え方、方法を整理する研究会として活動します。*1 JIS Z 6018 : 文書管理アプリケーション ― 電子データのアーカイビング ― コンピュータアウトプットマイクロフォーム(COM)/コンピュータアウトプットレーザディスク(COLD)
    *2 JIS Z 6019 : 磁気テープによるデジタル情報の長期保存方法

法務委員会

担当理事新庄 康志 (しんじょう やすし)
委員長中田 秀明 (なかだ ひであき)
委員数12名

活動内容

・電子化文書の証拠能力等に関する法務相談
・e-文書法(電子帳簿保存法(スキャナ保存)の普及・啓発
・「e-文書法電子化早わかり」の改訂(2019年12月25日 令和元年度版発行予定)
・スキャナ保存事例の収集および公開
・電子帳簿保存法第10条「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」に関するガイドラインの作成

法務委員会では長年、「電子化文書(イメージデータ)などの画像情報における法的証拠能力をより確実なものにすること」に取り組んできました。今年度は、e-文書法(電子帳簿保存法(スキャナ保存)の普及・啓発活動として、「e-文書法電子化早わかり」を改訂し平成28年度改正の国税要件を分かりやすく盛り込みます。また、対応件数が増加している「電子取引の取引情報に係わる電磁的記録の保存」についてガイドラインを作成していきます。

第60期活動概況
  1. 電帳法緩和要件の取り纏めと推進
    「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)」(6月30日更新)の公開にあたり、事前に法務委員会で内容の確認を行い、利用者視点での提言を実施し、反映いただきました。
    「帳簿書類の電子化調査アンケート」は実施済みですが、回答者数が少数であるため、来期に回答内容を精査し、令和3年度電子帳簿保存法改正が与える利用者への効果を検討します。結果については、来期において資料などへの活用を行う予定です。
  2. 国税関係帳簿書類の流れについての整理
    資料として「電子帳簿保存法を活用したデジタル化・スタートブック」を作成し、啓発活動の一環として、デジタルドキュメント2020ウェビナーで説明会を実施しました。
  3. 電子書類のフォーマット検討
    他委員会と調整を行った結果、法務委員会でのフォーマット検討は中止としました。
  4. 電子取引ガイドライン改版
    「電子取引 取引情報保存ガイドライン Ver.2.0」を、2021年2月に公開しました。
  5. 電帳法の啓発活動
    デジタルドキュメント2020ウェビナーで「デジタル化スタートブック」の説明会を実施しました。士業連携は、コロナ禍の影響もあり進捗できず、来年度に引き続き活動を行う予定です。
第61期活動計画
  1. 令和3年度税制改正対応
    令和4年1月から抜本的に見直される電子帳簿保存法に対応し、関連資料を改版します。

    • e-文書早わかり(書籍)
      令和3年度改正対応および「電子取引ガイドライン」の取り込みを行い、改版を実施。また、電子出版化を図る
    • 電子帳簿保存法を活用したデジタル化スタートブック
      電子帳簿保存法の普及啓発に活用できる資料として、改正対応を実施
    • JIIMA認証改訂
      JIIMA認証の内容見直し(WG参加)
  2. 普及啓発活動
    電子帳簿保存法改正内容の普及啓発を実施します。

    • Web活用による効果的な周知
    • 中小企業向けの事例収集・公開
    • 説明会(ウェビナー)の実施
    • 税理士様等との連携
  3. JIIMA認証の広報
    JIIMA認証ソフトのベンダーおよび利用者への広報活動を実施します。

    • 説明会(ウェビナー)の実施
    • 利用者向け、ベンダー向け説明資料作成、Web公開

建築市場委員会

担当理事園部 昌也 (そのべ まさや)
委員長橋本 貴史 (はしもと たかし)
委員数14名

活動内容

建築設計業務における設計図書の電磁的記録による作成と長期保存のガイドライン発行

・建築士事務所関係5団体及び国土交通省住宅局建築指導課参画の「ガイドライン検討会」の定期的な開催
・平成29年秋の初版発行に向けたガイドラインのブラッシュアップと検討会での合意形成
・関係業界へのガイドライン普及啓発活動計画の策定(下期)
・建築確認検査の電子申請(行政)との連携強化による実務への浸透活動

策定中のガイドラインでは、建築設計業務における設計図書の電磁的記録の作成と保存を容認する法的根拠(建築士法、e-文書法、その他施行規則、省令)を分かりやすく解説します。これにより建築士事務所における設計図書の紙原本・紙保存の業界慣習を電子化の方向に誘導できると考えています。今後は行政の進める建築確認検査の電子申請と歩調を合わせることにより、業務の流れの中で作成・利用・保存される電子データの標準化を図っていきます。官民ともに電子化による業務効率化を実現する社会的役割を担っている活動です。

第60期活動概況
  1. JIIMAガイドラインの改訂・補足
    日本建築士事務所協会連合会(日事連)が、単位会(都道府県)で実施されたテキスト動画講習会の結果として挙がってきた情報(Q&A)を基に、事務所側が求めている情報の整理と共通事項の取りまとめを行いました。そのまとめた内容をJIIMAガイドラインへ反映するための編集方針の検討を行いました。
    第61期も国交省やICBA及び日事連の動向を主に調査・情報収集を継続し、現場課題に適合したJIIMAガイドラインの改訂を行うこととします。
  2. BIM(ビルディング インフォメーション モデリング)の研究
    今後、設計施工分野で広く使われるであろう(使われている)BIMに対して、委員会内で知識習得のため勉強会を開催(4回)しました。
    今後も、JIIMA分野との親和性の将来性研究を継続して行うこととします。
  3. 国土交通省補助事業
    令和2年度の補助事業を完遂しました。国交省補助事業の3年目である令和3年度については、建築確認申請の電子申請時に押印(電子署名)が不要となり、JIIMAの「一括電子署名システム」は要件外となり補助事業としては存続しないこととなりました。但し、令和元年度から令和2年度までに電子署名を付与する機能として「電子証明書」を申請、取得された確認検査機関や建築士事務所向けに“オプション”(希望選択制:有償)として残すこととなりました。これにより令和3年度の「一括電子署名システム」は、1年前倒しで民間事業者に移行することとしました。
  4. JIIMA認定制度(推奨基準)の検討
    設計図書の電子化推進に向け、会員企業の意識向上や対外的(設計事務所等)にも効果が想定される制度として、認定(推奨)基準や認定体制等の検討を行う予定でしたが、政府の押印廃止に伴いJIIMAガイドラインの改訂が必要なため今期の検討は保留とし、第61期に継続検討することとしました。
第61期活動計画
行政手続きの押印廃止に伴い、電子による情報流通の活性化が見込まれ、建築士事務所においても確認申請の電子化をはじめとして、設計図書の電子運用の促進が期待できます。日事連との共同活動で露呈した現場の課題や対策に対して、設計図書の「正しい」電子保存・電子化保存に向けた活動でその流れを後押しすることを目的とします。

  1. JIIMAガイドラインの改訂・補足(継続)
    政府の押印廃止に伴う記載内容の改訂を行います。特に確認検査の電子申請との連携を記述した箇所に関しては、関係機関発行のガイドライン改訂との整合を取りながら進めます。
    また、日事連との協業で実施してきた全国でのガイドラインテキストによる動画講習会より挙がったQ&Aの精査を実施し、本ガイドラインの補足説明資料として盛り込むことを予定し、関係団体と協議の上、適切なタイミングで改訂版を発行します。
  2. JIIMA認定制度(推奨基準)の検討(継続再検討)
    行政手続きの電子化(押印廃止)の機運から、民間における電子化も同時進行的に進む可能性が想定されます。本項に関しては日事連の動画講習会から挙がった課題に対して、正しい電子化保存の方法を浸透させることを目的とし、JIIMAガイドラインの改訂を行い、そのガイドラインを基に適合した設計図書の電子化を推奨し、JIIMA認定制度(推奨基準)の再検討と同時に普及に向けた活動を企画・実践します。
  3. BIM(ビルディング インフォメーション モデリング)の研究(継続)
    押印廃止に伴い電子データによる流通が加速度的に推進する可能性があり、建築設計・施工業務で広く活用されているBIMの保存文書への展開や確認申請への影響を想定し、その知見を深める目的で情報収集・研究を行います。
  4. 国土交通省補助事業(見直し)
    確認検査の電子申請の促進を目的とした事業であり、その機能としての一括電子署名基盤の運営であるが、現状は押印廃止に伴いその機能の是非が問われると思われます。本項は一般財団法人建築行政情報センター(ICBA)と連携して国土交通省の動向を確認し、その方針(継続・休止等)に追随します。

医療市場委員会

担当理事小野原 義浩 (おのはら よしひろ)
委員長渡邊 克也 (わたなべ かつや)
委員数10名

活動内容

・医療情報電子化運用促進
・医療情報の電子化を促進する運用規程書(解説書)の作成
・医療情報電子化の取組み事例の収集と公開
・医療分野におけるECMニーズの把握と検討

今期は医療情報の電子化を促進する「運用規程書」を作成し、医療機関の方々が理解しやすいようビジュアル化した手順書を作成し、JIIMAのホームページにアップしていくことで、JIIMA会員はじめ医療機関関係者やメーカー・業者等の方々に活用いただくよう計画しています。今後の活動としては、すでに公開している「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第4.2版(第9章)の解説書」を改訂するとともに国に対して「医療情報の電子化効果」を訴求し、政策提言に結び付けられるような活動にしていきたいと考えております。

第60期活動概況
  1. 第59期活動の継続と完了
    当初は、6章の解説書作成を中心に活動を行っていたが、医療機関全体の情報セキュリティシステムに関わるまで対象範囲が広がり、短期間の活動で成果を出すことが困難と判断しました。これに対し、委員会でドキュメント名と目次の見直しをかけ、スコープを絞るよう軌道修正を実施し、「JIIMA診療録等を電子化し保存する場合のセキュリティガイダンス」を3月に公開しました。その中で、「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第5.1版」の9.5章に対してパブコメを実施しました。
  2. 新規活動テーマ探索と検討
    新規活動テーマ探索と検討については、「電子処方箋への移行を見据えた調剤済み処方箋の電子化の簡易化検討」とし、第61期の事業として推進します。
第61期活動計画
  1. (1)テーマ
    「電子処方箋への移行を見据えた調剤済み処方箋の電子化の簡易化検討」
  2. (2)背景と目的
    国の重要政策となったデータヘルスの集中改革プランの3つのアクションの中で、電子処方箋の運用開始が令和4年と位置付けられ、関連省庁はその調査を開始しています。紙から電子への移行の際に現在法律で義務化されている調剤済み処方箋の原本保存が課題となります。医療市場委員会としては、JIIIMAビジョンにも則り、処方箋のペーパーレスに大きく寄与することを目的とします。
  3. (3)計画(2年間)
    【STEP1】
    ① 電子処方箋に関する政策動向調査(データヘルスの集中改革プランACTION2)
    ② 移行時期に関する現場の課題とニーズの収集と課題整理
    【STEP2】
    ③ JIIMA認定スキャナソフト、スマートフォンソフトによる電子化情報の原本保存簡素化ガイドライン(仮称)作成と、厚生労働省への政策提言。特区における実証実験(電子帳簿保存法での取り組みを参考にする)

電子取引委員会

担当理事小澤 行男 (おざわ ゆきお)
委員長西山 晃 (にしやま あきら)
委員数7名

活動内容

・ユーザー向けの普及啓発ツールである「電子契約活用ガイド(電子契約のススメ)」への実践事例拡充と更新
・電子契約に関する技術や法律について、より専門的な情報を取りまとめた「電子契約ガイドライン」の作成に向けた草案の取り纏め

電子契約が業務の効率化やコスト削減に寄与する仕組みであるということは、多くの企業で認知されつつある実感はありますが、一方で電子化を進める場合、最終的に何に注意すればよいのか、本当に大丈夫かといった判然としない不安感が払拭できていない印象もあります。そんな中でも実際に実践している業界や企業の多くの事例を収集・発信し、安心や信頼を支える根拠を示しながら電子化の普及促進へつながるよう活動を進めて参ります。

第60期活動概況
  1. 業界団体や関係各所との意見交換の場を設け、電子契約の普及啓発と電子インボイスやeシールの標準化、普及に向けた運営を継続しました。
    「電子取引 取引情報保存ガイドライン」の改訂作業は、当該委員の協力のもと、期日までに法務委員会へ提供することができました。
  2. 11月に開催されました「デジタルドキュメント2020ウェビナー」に『5分でわかる電子契約ガイド』をベースにした講習内容で、ナレッジセミナーを実施しました。
  3. 政府の見解が公になったことで、電子署名の「サービス事業者の第三者電子署名」が認められたことに対して、委員会内でも討議し、「電子契約活用ガイドライン Ver.1.0」や「5分でわかる電子契約」への掲載内容への反映は継続的に検討していきます。
第61期活動計画
コロナ禍で加速するDX推進に向け、DFFT(信頼性ある自由なデータ流通)を実現する電子取引の必要性は高まる一方で、まだその在り方やルールは、議論の途上にあると思われます。本委員会ではデジタル関連政策などの動向を踏まえ電子取引の適切な利用に対するガイド、政策提言の検討などを行います。

  1. ガイドライン等のメンテナンス
    「事業者署名型電子契約サービス」に関する3省Q&Aの公開に伴い、電子認証局会議(CAC)、トラストサービス推進フォーラム(TSF)が解説書をとりまとめており、「電子契約活用ガイドライン Ver.1.0」や「5分でわかる電子契約」への掲載内容への反映を検討していきます。
  2. eシール、電子インボイス関連の調査・研究・普及活動
    総務省の「組織が発行するデータの信頼性を確保する制度に関する検討会」の検討状況や電子インボイス推進協議会(EIPA)の動き、電子帳簿保存法の改正内容等を踏まえ、引き続きeシール、電子インボイスの電子取引との関わりに関して調査・研究・普及活動を継続し、JIIMAの他の委員会との情報交換などを行い、政策提言等に寄与できるよう活動を行います。
  3. 情報発信
    必用に応じ、上記活動の成果をJIIMAウェビナー等で発表を行います。

標準化戦略委員会

担当理事早田 宏 (はやた ひろし)
委員長伊藤 泰樹 (いとう やすき)
委員数13名

活動内容

文書情報の作成(生成)、取り扱い、処理等の文書の取り扱い運用のデジタルトランスフォーメーションを実現するための
規格化方針を策定し、関連組織と連携してその規格を開発しています。(個別の具体的規格の開発は、プロジェクト制で実施しています。)
ISO/TC171(ISO ドキュメントマネジメントの規格化委員会)の国内審議団体としての役割を持ち、審議中規格の検討ならびに
ISO/TC171の運営に関する提言や審議を実施しています。
なお、ISO/TC171は、保存メディアから文書のフォーマット、交換,運用に至る広い範囲での標準化作業を進めています。

国際標準化プロジェクト
リーダー伊藤 泰樹 (いとうやすき)
委員数6名

活動内容

TC171で規格化している規格(PDF,DMS関連規格)の審議
文書及びデータの高度相互運用性に関わる規格(文書の取り扱いのデジタルトランスフォーメーション)の開発、原案作成中。

文書情報流通相互運用プロジェクト
リーダー伊藤 泰樹 (いとうやすき)
委員数11名

活動内容

組織が文書を組織間(企業間)で流通させる際に、複数の流通方式を円滑に並存・連携・入替できるようにすることを目指す。
具体的に電子請求、紙での請求など複数方式で流通する請求書(インボイス)に対して、請求処理を効果的にオペレーション・改善できる運用ガイドを作成している。

JIS WG
リーダー長谷川 英重 (はせがわ ひでしげ)
委員数13名

活動内容

文書情報マネジメント関連のJIS原案開発
2019年より、JIS Z 6018を「文書管理アプリケーション-電子データのアーカイビング-コンピュータアウトプットマイクロフォーム(COM)/コンピュータアウトプットレーザディスク(COLD)による長期保存方法」として改正中。

第60期活動概況
  1. (1)「文書情報流通相互運用プロジェクト」
    電子インボイスの制度化が進む状況を踏まえ、国内ならびにEU等のルール化状況を調査・共有し、請求処理のリスクをコントロールする施策について議論しました。プロジェクトのまとめとして、「請求情報流通の運用手引き(第1版)」を作成し、2021年3月に公開しました。
  2. (2)規格団体対応
    1. ISO TC171(Document management applications) 規格化審議
      • SC1(Quality, preservation and integrity of information):8件
        主テーマ:文書情報マネジメントの枠組み
      • SC2(EDMS systems and authenticity of information):17件
        主テーマ:交換文書のデータ形式(PDF)、長期保存のストレージ機能
      • TF1(Micrographics Standards Maintenance):12件
        主テーマ:マイクロフィルム運用(アーカイブ委員会に審議委託)
    2. JIS 規格 審議 (継続審議: 6件)
      JIS Z 6018改訂は原案の作成は完了(JIS原案作成WG)
  3. 受託案件
    1. 国際標準化プロジェクト
      METI受託案件(文書及びデータの高度相互運用を実現するための国際標準化)

      • TC171 各種会議(バーチャル会議 5-6月、11-12月)へ対応して、規格化を促進しました。
        • 19475(文書の受取と配信)はDIS承認(2020年12月)、4669(文書の共用コントロール)はCD2開始(2021年2月)に至っており、規格化の提案審議を進めました。
        • 各交換データ形式(PDFおよびPDF梱包文書の形式、リンク等)について、各ステージのレビューを完了しています。
      • 市場意識調査:日仏独での文書情報マネジメントに関する利用者意識について調査しました(2020年11月)。流通する文書情報の安全性意識について、日欧の差が大きいという結果です。調査結果を新規格の提案へ組み込んでいます。
      • 新規格提案として、文書情報の流通についてコンセプトおよびスコープを整理して(2020年12月)、ISO TC171議長と規格化の進め方を検討しました。2021年5月のISO TC171のプレナリ会議の議案として、規格化の方針に関する検討を申請しています。
    2. JSA受託案件
      • JIS Z 6018(文書管理アプリケーション-電子データのアーカイビング-COM/COLD)の改訂は、原案の作成は完了しました。「JIS Z 6018:2021」は、2021年4月に発行されました。
      • JIS Z 6015(文書情報マネジメント用語)は、市場や業界動向を踏まえた文書情報マネジメントの進展に対応した用語改訂を進めることをJSAへ答申しました。JSAの原案作成公募制度への応募を2021年2月に実施しています。
第61期活動計画
  1. 電子インボイス等の文書情報流通に関する国内規格化を検討します。
    「文書情報流通相互運用プロジェクト」で作成した「請求情報流通の運用手引き」を利用して、国内規格のあり方について、JIIMA関係者ならびに外部識者との議論を進めます。

    • 今後進められる電子帳簿保存法の改正や適格請求書等保存方式の導入に対応した請求処理の運用をガイドできるように検討します。
    • 証拠性を持つ電子文書情報の運用について規格化を検討します。
    • 検討内容を踏まえた運用手引きの更新や改訂を提案します。
  2. ISO TC171にて規格化を審議します。
    TC171 国内審議団体として、文書情報マネジメントおよび文書情報交換の電子運用(運用規準、コンテンツ形式基準)に係る投票案件に対応します。
  3. METI 受託案件、JSA 受託案件については、標準化戦略委員会から切り離した別のプロジェクト活動として実行します。
    1. 国際標準化プロジェクト
      METI受託案件(文書及びデータの高度相互運用を実現するための国際標準化)について、受託2年目の活動(3年計画)を進めます。ISO TC171規格化審議や欧州等の標準化調査等の活動を通して、文書情報マネジメントに関する国際的な動向を把握して、JIIMAからの文書情報の運用に関する規格化の提案ならびに審議を進めます。

      • 19475(DIS), 4669(CD2), NP案について、規格化の活動を進めます。ISO TC171の提案審議で頂いているコメントや意見に対応しながら、規格化の内容やまとめ方を含めて継続的に精査します。
      • JIIMAとしては、デジタルトランスフォーメーションの加速をけん引する視点から、文書情報の完全性、真正性、信頼性、相互運用性が規格化検討のポイントと考えます。
    2. JIS Z6015用語改訂プロジェクト
      JSAのJIS原案作成公募制度を利用し、改訂作業の開始は5月を予定しています。

      • JIIMAとしては、フルデジタル化した文書情報を運用する時代を迎えるにあたり、文書情報マネジメントのコンセプトを整理する必要があると考えます。
      • JIS Z6015用語については、管理基準ならびに運用基準を中心に用語の定義を検討します。
      • 用語改訂の成果を、文書情報の管理ならびに運用における安全性や信頼性に関わる国内規格化へつなげることを検討します。

DXコンセプト立案委員会

担当理事勝丸 泰志 (かつまる やすゆき)
委員長石井 明紀 (いしい あきのり)
委員数6名

活動内容

旧ECM委員会は、今期よりDXコンセプト立案委員会に改名し、文書情報管理員会および標準化委員会と連携してデジタルファースト時代における文書情報マネジメントのあるべき姿を明らかにしていきます。その活動への橋渡しとして第58期から作成しているガイドラインの普及啓発活動や、サービス化を目標とした各種の附帯文書の整備を行っていく予定です。
デジタルファースト時代における文書情報マネジメントは、単に文書そのものが紙を介さず電子的に作成管理される(ボーンデジタル)ということに留まらず、その文書の周辺にある文脈、具体的には附帯するコミュニケーションの基盤やプロセスもデジタル化されているということが前提になると考えており、それらの付帯情報と文書情報リポジトリの関係について議論を深めていきます。

第60期活動概況
第59期からの継続として、「デジタルファースト時代における文書情報マネジメントのあるべき姿」の提案を検討しました。コミュニケーション・ツール並びにコラボレーション・ツール等のデジタル・ツールの利用が進む中で、文書管理面では新たな課題が明らかになっています。その課題に対応するための指針を盛り込み、かつ文書情報を「活かす」ことにも言及した形で提案書をまとめることを目標としました。
結果、「活かす」ための提案にまでは及びませんでしたが、新たに発生した課題を提示し、その課題に対応するための指針を「デジタル時代の文書情報管理業務」として文書化し、理事会に開示し各委員会からのコメントをいただきました。いただいたコメントへの対応は来期の課題とします。
第61期活動計画
第60期に作成した文書「デジタル時代の文書管理業務」を踏まえ、課題を解決するため以下のテーマで調査及び検討を行います。

  1. 我が国の文書情報管理の特性を踏まえた、デジタルトランスフォーメーションの『落とし穴』とその回避方法
    就労観、人事制度、職務分掌やレコードマネージャなど、ECMを中心とした電子文書の時代においても、文書情報管理の面で我が国の環境は諸外国と大きく異なっていました。個々の情報管理のルールは規制対応などの具体的な目的に則した形で整備されており、文書情報管理体制それ自体を基盤として構築するという意図は希薄でありました。これは、企業がデジタル化を進めるにあたって、諸外国であれば期待できる文書情報管理面での(時として暗黙の)サポートを受けられないということであり、日本企業だけが陥る可能性がある陥穽が存在しうるということであります。文書情報管理の対外格差を観察してきた立場からこの危険性を可視化し、その回避方法とあわせて提示することを目的とした調査と検討を行います。
  2. デジタル時代の文書活用促進
    第60期の成果である「デジタル時代の文書管理業務」は文書情報管理の分野におけるデジタル時代の変化を最も受けた側面を「作成」と捉え、深掘りする内容でした。そのためデジタル化のもう一つの大きな可能性である「活かす」こと、「活用」についての議論はAppendix的に追加した「重点テーマ」にて言及するに止まるものでした。デジタル時代を迎えることによって新たに拓けた活用の形や、その度合を深めるための条件を特定し活用促進に繋げるための調査と検討を行います。

文書情報管理委員会

担当理事太田 雅之 (おおた まさゆき)
委員長馬場 貴志 (ばば たかし)
委員数7名

活動内容

・文書・記録管理の重要性を訴求する普及啓発
・情報の発生・取得から廃棄・リサイクルに至る「文書・記録管理」に関するコンテンツの充実
・JIIMA電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証機能リストの作成・改訂
・「文書管理達成度評価チェックリスト」による文書管理実施状況の実態調査

文書情報マネジメントの国内実態調査(2017年2月)の結果を受けて、企業の文書管理水準の向上のため、「文書管理達成度評価チェックリスト」を作成しました。現在、企業サンプル調査を実施しており、達成度評価をフィードバックしています。将来は文書管理達成度の指標として統計情報にまとめて公表したいと考えておりますので、関心がある方、企業のご協力をお願いいたします。

第60期活動概況
  1. 文書管理達成度評価WG
    2020年5月JIIMAセミナー(東京)にて講演予定でしたが、コロナ禍のため開催自粛となりました。11月のデジタルドキュメント2020 ウェビナーで講演を行いました。
  2. 電帳法スキャナ保存チェックリストの改訂
    令和2年度改正内容を確認したところ、改訂は不要でした。
  3. 文書情報流通基盤WG
    1. 文書流通に必要な基本情報のメタデータの定義を行い、β版を作成
      標準化戦略委員会へレビューを依頼し61期前半に初版を発行する予定です。
    2. アプリケーション毎に定義
      基本情報定義に想定以上の工数がかかったこと、12月に電子インボイス協議会が設立され請求書について標準化の動きが加速されたことなどから、現在保留中となっています。
  4. 2020年5月JIIMAセミナーで活動内容を発表
    2020年5月JIIMAセミナー(東京)にて講演予定であったが開催自粛となりました。
    11月、デジタルドキュメント2020 ウェビナーにて講演しました。
第61期活動計画
  1. 文書管理達成度評価WG
    JIIMAウェビナーで講演枠があれば講演します。
  2. 電帳法スキャナ保存チェックリストの改訂
    令和3年度改正内容を確認し、チェックリストを改訂します。
  3. 文書情報流通基盤WG
    1. 文書流通に必要な基本情報
      • メタデータ定義書を関係各委員会への回覧レビューを依頼し、指摘事項等があれば改訂する
      • 基本情報メタデータを含む文書の流通について、机上でのシミュレーションを行い検証する。その後、基本情報を文書ファイルに添付あるいは埋め込みするための技術仕様を策定する
    2. アプリケーション毎に定義する情報
      • 基本情報に関する作業を優先し、当面保留とする

R&Dデータ保存委員会

担当理事泉 浩二(いずみ こうじ)
委員長上原 小百合 (うえはら さゆり)
委員数15名

活動内容

前年度発行した「測定機器の長期保存ガイドライン」の普及に向けて、
(1)パッケージ/アーカイブフォーマット仕様を具体化し、実環境を模したトライアルを実施します。
(2)トライアル結果を反映し、長期保存のための仕様・運用・管理をカバーする「技術ハンドブック」を作成、発行します。
(3)メンバーの幅を広げ,機器メーカー・関連団体との連携強化を図ります。

第60期活動概況
  1. 発行済みの「測定機器の長期保存ガイダンス」に基づくシステムの運用を解説したガイドブック(測定機器の長期保存技術ガイドブック)を作成中です。
  2. 現状の課題やリスク等の認識を共有すべく関連団体に働きかけ、医薬情報システム研究会のメンバに参加して頂いています。
  3. 計測機器ベンダ、システムベンダにご協力頂き、長期保存ガイダンスに基づくインテグリティ保証トライアルを実施中です。
  4. 測定機器の長期保存技術ガイドブック及びトライアル結果の報告は第61期初頭に発行する予定です。
第61期活動計画
医薬測定データの長期保存サービスの普及に向けた活動を行います。発行したガイドダンスと技術ガイドブックは、R&Dデータの長期保存のみならず、運用も含めたインテグリティの保証が必要な電子文書に広く適用可能であり、これらの利用促進を図るため、以下の活動を行います。

  1. 技術ガイドブックと付録の事例を5月に発行
  2. 技術ガイドブックの英語版を作成し、海外のQuality Assurance関連団体等との連携を目指す
  3. 継続検討課題として、測定機器内での自動パッケージ化について検討を進める
  4. セミナー、講演会、学会でのパネル展示などを通して周知を行う