文書を管理するのではなく、文書で業務をマネジメントする時代へ ――ツミアゲ式フォルダ管理から脱却し、誰でも業務を引き継げる仕組みづくりを
▶「分類すれば管理できる」と思っていませんか? 複数の職員・社員で業務を分担している現場では、作成した文書を持ち寄って分類し、フォルダ構成を決めていくことがよくあります。いわゆる「ツミアゲ式」フォルダ管理です。現場の実 […]
白岡市役所火災に学ぶ ― 「紙文書」はまだ現場にある。では、どう守るか?
▶はじめに 2025年5月6日深夜、埼玉県白岡市役所で発生した火災は、私たちに重大な教訓を投げかけました。焼損したのは市庁舎1階の一部。財務課や市民課の執務室が含まれており、出火から約6時間後に鎮火したものの、延焼面積は […]
第22回 研究会(2025年6月24日)参加者募集 「SaaS(Microsoft 365、Google Workspaceなど)のデータ保護対策と文書管理」
第22回 文書情報マネージャー研究会(Zoom会議)を、以下のとおり開催します。近年、Microsoft 365 や Google Workspace などの SaaS 型クラウドサービスを活用した文書管理が主流となる […]
第22回研究会 2025年6月24日 開催予告
▶ 次回の文書情報マネージャー研究会は、6月24日を予定しています。 テーマは「SharePoint Online、Teamsと文書管理」です。只今、詳細を企画中です。間もなく参加者の募集を行います。 ▶ SharePo […]
「議事録を残せ」だけでは現場は動かない、動けない ―カテゴリー別に考える記録の最適解ー
▶はじめに 「議事録、ちゃんと残しておいて」と言われて、戸惑った経験のある方もいらっしゃるのではないでしょうか。これは、記録に対する共通の理解やスキルがまだ十分に整っていないだけのことです。実は「議事録」という言葉が、目 […]
職場ローテーションでは築けない専門性 ― レコードマネージャーによる持続可能な情報基盤の構築
▶はじめに 「レコードマネージャー」「レコードコーディネータ」という職種をご存じでしょうか。日本ではあまり耳慣れないかもしれませんが、欧米や中国、国際機関では、情報・記録管理の専門職として制度化され、ジョブディスクリプシ […]
「文書情報マネジメント」初版 発売開始 ~DX時代の文書情報マネジメント・情報ガバナンス実践に向けて~
▶ 「文書情報マネジメント」(初版)新刊リリースのお知らせ 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)は、電子文書管理と情報ガバナンスの新たな指針となる「文書情報マネジメント」(初版)を発刊しました。 こ […]
「決まった経緯はどこに?」と聞かれて困らないために――ルールだけでなく、運用できる仕組みを。
▶ はじめに 「この対応、どうやって決まったんですか?」「当時の検討内容や議論の記録はありますか?」 そんな質問に、答えに詰まった経験はありませんか? 議会や監査だけでなく、市民から意思決定の根拠を問われる機会も増えて […]
ETC大規模障害発生 ~マニュアルの整備が対策?~
▶ はじめに 2025年4月6日に発生したNEXCO中日本のETCシステム障害により、東名、新東名、中央道など11路線の30カ所以上の料金所でETCが利用不能となりました。これにより、係員が対応する一般レーンでの通 […]
OneDriveからの情報流出、ちゃんと対策できていますか?
▶ はじめに Windows 11のパソコンを使っている方なら、「OneDrive」を見かけたことがあると思います。実はこのアプリ、最初からインストールされていて、気づかないうちに使い始めていることもあるんです。 O […]