形骸化していませんか。文書管理規則！

～　電子、デジタルへの対応はできていますか？　～

　受講者の方々に「自社には文書管理規則がありますか？」とお聞きすると、大抵はありますとの回答を頂きます。特に、歴史ある企業ではほぼ100%保有しているようです。中には、うちの会社には「文書管理規則ないんです」と恐縮されている方も見受けます。

　しかしながら「読んだことありますか？」と尋ねますと、「あることは知っているが、読んだことはない」という方が殆どになります。

　規程、規則は作成しておいてあるだけでは、会社側の責任回避の「ありばい作」にしかなりません。会社としての義務を果たすには、従業員に規程・規則の目的・趣旨を理解し、それを遵守してもらう必要があります。

　情報セキュリティについては、毎年、毎期、全従業員が,e-ラーニングで重点や変更点を学び直しているように、文書管理規則についてもそのような活動を伴わないと、まさに陳腐化というか、古文書化してしまいます。

■電子、デジタル化への対応はできていますか。

①電子文書を文書管理規則の文書として認めていているか。

　皆さんの会社の文書管理規則は、どうなっているか、確認してみましょう。
　まさか、文書とは紙を原本とする、という規定にはなってないですよね。

　せめて、文書とは図面および電磁的記録を含む程度にはなっていないと、電子文書が社内では非公式なものとなってしまいます。これでは、電子帳簿保存法の電子取引データの電磁的保存に対応しても、その印刷版まで二重管理する必要が生じてしまいます。

　デジタル庁の公文書管理規則では一歩進んでおり、「法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電 子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体によ り作成又は取得することを基本とする」となっています。

　これなら、電子化に抵抗のある方も反対しづらいですよね。

②改ざん・隠滅への対応の必要性が規定されているか。

　紙文書でも、ただ、保存だけしているだけでは、文書差し替え、破棄などができてしまいます。しかしながら、電子文書の場合は、適切な対処策を取っていないと大量に、改ざん、隠滅を受ける可能性があるので、この対処を行うことを文書管理規則に規定しておくことは重要です。一方で、適切な対処をすれば、紙文書の場合より遥かに低コストで改ざん・隠滅が防止できます。

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