法律で保存が義務付けられている文書のことで、保存期間も決められている。どのような組織でも必要となるのが税法で、帳簿類をはじめさまざまなものがある。
さらに、人事・総務部門でも各種の文書が指定されているだけでなく、業種によって、規制される法律が異なってくるため、企業の業種ごとに保存しなければならない文書はさまざまな種類に及ぶ。

法定保存文書の例 （共通文書）

「文書の電子化・活用ガイド」経済産業省2006年7月を、一部法改正のため修正