電子書類ソフト法的要件認証制度に関する質問と回答です。

 

電子書類ソフト法的要件認証制度FAQ

 

Q1:電子書類の保存のみソフトウエアの場合、決算関係書類のみのパターンだけが認証制度の対象外という理解でよろしいでしょうか。
A1:

決裁関係書類の保存のみは承認制度の対象外となります。もしそのようなパターンがあれば今後検討したいと思います。

Q2:同一製品による電子書類ソフト認証の複数パターン申請においても、電子取引ソフト認証と同じく、割引の対象とはならないのでしょうか。
A2:

同一製品で、複数のパターンの電子書類ソフト認証を同時に申請された場合は、割引の対象となります。

Q3:国税関係帳簿の認証がすでにある場合、今回の書類認証申請をする必要がありますか。あるとしたら相違点をご説明頂きたく存じます。
A3:

電子帳簿ソフト法的要件認証制度は、電子帳簿保存法4条1項の要件が対象とした認証制度となります。
電子書類ソフト法的要件認証制度は、同4条2項の要件が対象となります。異なる認証制度なので、それぞれ申請・認証が必要となります。

Q4:ひとつのシステムで、電子作成&電子発行と電子作成&紙発行のどちらのケースもある場合は2つの申請が必要になるのでしょうか?
A4:

2つの申請が必要となります。

Q5:POSレジサービスを展開しており、具体的にはジャーナル情報(レシート発行の控え)が該当すると考えておりますが、認証対象と考えてよろしいでしょうか?
A5:

電子書類ソフト認証が対象になります。

 

認証制度共通FAQ

 

Q1:マニュアルの記載内容はどの程度まで必要ですか。
A1:

マニュアルには、チェックリスト記載の機能の具体的な説明の記載が必要です。申請前に必ず確認してください。
“XXXXする機能があります”、”XXXXが表示されます”程度ではNGになります。その機能があるという説明だけでなく、どのように設定し、どのように操作すればその機能が使用できるか、どのように表示、印刷されるか具体的にわかる説明が必要です。

Q2:審査内容は公開されますか?
A2:

審査結果は認証製品としてJIIMAホームページ上で公開します。審査の経緯、機能チェックリストは公開いたしません。

Q3:審査期間はどの程度かかりますか?
A3:

目安として2-3ヶ月間です。マニュアルチェックでマニュアルの書き直しが多いと審査終了まで時間がかかり、それ以上の期間を要する場合があります。過去事例では必要な機能がなく開発してから再審査を受けたケースがあります。申請前にセルフチェックを充分に行ってください。

Q4:お客様に提案中で、急いで認証を取りたいのですが早く進めてもらうことはできますか?
A4:

順番に審査しますので、急ぎの対応はお受けできません。

Q5:電子帳簿保存法に対応するために必要なことを教えて下さい。
A5:

個別のソフトの開発に関するご相談は承っておりません。ご自身で調べて対応してください。必要な機能内容は機能チェックリストで確認できます。

Q6:訂正削除の履歴を保存する方法はどのような仕様にすればよいのでしょうか?
A6:

個別のソフトの開発に関するご相談は承っておりません。ご自身でお調べ頂き、開発をお願い致します。

Q7:認証番号は申請した順番に発行されますか?
A7:

認証番号は認証審査委員会で認証承認された順に発行しますので、申請した順番とは異なります。

Q8:申請にあたりDVD等のメディアで送るのではなく、ファイル転送サービスの利用は可能でしょうか?
A8:

審査時点のファイルをそのまま保存するため、DVD等のメディアで送付いただきたいのですが、どうしても必要であればZIPファイルにアーカイブした状態で送付してください。
実際には、ファイル転送サービスを使って申請を受けるケースもあります。

Q9:同時申請の場合の割引は、電子取引と電子書類で申請した場合も適用されますか?
A9:

基本的には同一の認証制度の中で複数製品が申請された場合のみ、割引対象となります。
ただし、今回よりJIIMA会員に関しては認証制度を跨ぐ複数申請についても割引の対象となります。

Q10:2021年改正対応の場合は6-7月の大臣通達を待ってからの申請になりますか?
A10:

改正電子帳簿保存法関連の通達、一問一答は、例年6月末~7月初旬に国税庁から公開されます。令和3年度改正基準の機能チェックリストはその内容を分析してから改訂作業を行います。秋ころから認証申請受付開始となる見込みです。
ちなみに通達は国税庁長官が発出します。

Q11:不合格になった場合、申請費用は再度発生しますでしょうか?
A11:

2回まで再審査を行いますが、最終的に不合格となった場合は、問題箇所を修正していただいた後に再度新規申請となり別途費用が必要です。
これまで取り下げになったケースはありますが、不合格になったケースはありません。

Q12:更新審査について、製品のバージョンアップの度に必要なのでしょうか?「審査基準に係る機能に修正があったかどうか」は製品側で判断し、審査依頼を行うか判断する必要があるのでしょうか。
A12:

製品のバージョンアップ毎の更新審査は不要です。
バージョン毎に認証を受けたい場合は都度更新審査申請をしてください。バージョンアップの際、電帳法にかかわる機能を維持することはメーカーの責任で行ってください。
万が一、バージョンアップの際に電帳法の要件で必要な機能が無くなった場合は認証取消しになります。
「審査基準に係る機能に修正があったかどうか」は機能チェックリストの要件で判断し、当該要件に係わる機能に変更があれば更新審査を受けて下さい。更新審査の都度費用が必要です。

Q13:法定必須機能とは、機能チェックリスト以外に、JIIMAのHP記載の認証基準、規定類、を確認するということでしょうか?
A13:

法令に定められたソフトの機能は、機能チェックリストのみで審査します。JIIMAのに各種規程、認証基準は、審査申請する前に内容の確認をお願いしております。

Q14:サービス型の場合、例えばWeb上からの検索、保管で他の抽出というのがシステム機能が具備されている定義となるのでしょうか、サービスの運営担当者など人を介すと事務処理に該当するため、NGとなるのでしょうか。
A14:

人が介在する方法でデータの受け渡しがされる場合は改ざんや誤って変更されてしまう可能性がありますので、ソフトの機能でデータをソフトから直接エクスポートできることが必要です。
マニュアルにエクスポートする操作が記載してあることが必要です。

Q15:電磁的記録を外部記録媒体に7年または10年保存とありますが、データでの保存のみで紙保存は不要でよろしいでしょうか。
A15:

電磁的記録を電帳法対応ソフトで保存することで、それが原本保存となりますので、紙で保存することはユーザの運用であり本認証では審査はいたしません。

Q16:令和2年度改正で認証製品に登録された後に令和3年度改正の認証を受ける場合は更新手続きが必要となる理解でよろしいでしょうか。
A16:

法改正があり機能チェックリストが変更となった場合は、更新審査を受けていただくことになります。
(4/14の第一回説明会時に新規審査受審が必要と回答しましたが上記に訂正いたします。)

Q17:法改正による再審査は都度明示的に依頼する必要があるのでしょうか?既に認証済みの製品について、自動的に再審査が行われる、というものではない認識でよろしいでしょうか。
A17:

自動審査は行っておりません。更新審査の申請手続きしていただき改めて審査を行います。

Q18:税務署へ提出する承認申請書について、JIIMA認証製品の場合は簡略化されるという想定でよろしいでしょうか。
A18:

令和2年度改正時点では、スキャナ保存、電子帳簿についてはJIIMA認証製品を使用する場合、簡略記載の申請書で申請することができます。電子書類ではそのような措置はありません。令和3年度改正では電子書類の申請承認が不要になります。電子取引はJIIMA認証とは関係なく申請承認が不要です。

Q19:JIIMA会員の場合でかつ複数申請の場合、会員価格から割引適用される認識でよろしいでしょうか?
A19:

ご認識の通り、会員価格から更に割引が適用されます。

Q20:令和3年税制改正により承認制度が4条1項~3項に関して廃止されますが、JIIMA認証の国税庁の取扱いはどうなる見込みでしょうか。
A20:

承認申請そのものは廃止されますが、国税庁のHPに掲載されている認証製品リストは、新たな認証制度も含めて引き続き掲載されます。
なお、帳簿に関して優良帳簿届け出制度が始まる予定ですが、この中にJIIMA認証が盛り込まれるかどうかは現時点では未定です。

Q21:製品のバージョンアップ毎にマニュアルの送付をするとのことですが、その都度更新審査料が費用でしょうか?
A21:

製品のバージョンアップ毎の更新審査は不要です。
バージョン毎に認証を受けたい場合は都度更新審査申請をしてください。バージョンアップの際、電帳法にかかわる機能を維持することはメーカーの責任で行ってください。
万が一、バージョンアップの際に電帳法の要件で必要な機能が無くなった場合は認証取消しになります。
「審査基準に係る機能に修正があったかどうか」は機能チェックリストの要件で判断し、当該要件に係わる機能に変更があれば更新審査を受けて下さい。更新審査の都度費用が必要です。

Q22:再評価2回というのは、初回NGを含めて2回なのでしょうか?
A22:

そのとおりです。

Q23:関連する電子帳簿保存法の税制改正がされるたびに、JIIMAソフトに求められる要件も審査内容も変更されていくという認識でよろしいでしょうか。
A23:

法改正でソフトに要求される仕様の変更があれば機能チェックリストを改定しますので審査内容は変更されます。

Q24:同一製品でオンプレ版とクラウド版がある場合は、同等機能を持っていたとしても、2製品での申請となるのでしょうか?
A24:

同一機能でマニュアル記載内容が同じであれば、主製品で審査を受け認証を受けた場合は派生製品として登録が可能です。登録には費用が必要です。

Q25:お客様都合で製品名を変えて使用する場合(例:社内向け用の名称で利用)、申請は別々になりますでしょうか?
A25:

お客様個別の名称に設定変更できるソフトがあると思いますが、それは設定変更の機能によるものであり、電子帳簿保存法の要件を満たす機能に変わりがなければ名称別に申請する必要はありません。

Q26:実装に関する相談にはのっていただけないというようなことがありましたが、「このような実装であれば問題ないですか?(Yes/No)」のような形のご相談でものっていただけないのでしょうか?
A26:

実装方法についてはご自身でお調べください。JIIMAではご相談をお受けできません。

Q27:認証の申請時にマニュアルへの記載方法に関するアドバイスをいただくことは可能でしょうか?
A27:

認証団体が審査に係る内容を申請時にアドバイスする事はできません。

Q28:単一製品としての認証というよりも業務フローのパターンとしての認証という印象を受けましたが、単一製品としてJIIMA認証を受けている場合(他の製品はJIIMA認証を受けてない)のお客様側のメリットは、どういったものになりますでしょうか?
A28:

業務フローのパターンによる認証は行いません。電子帳簿保存法の要件を満たす機能があることをもって認証します。JIIMA認証を受けている場合、そのソフトが電子帳簿保存法の機能を具備していることが明らかになりますので、製品を選択しやすくなります。

Q29:例えば直近で令和3年度のJIIMA認証を取得したとして、 後に令和4年度等の新規の認証が後続で続いてくると思うのですがその際には 国税庁へのHP記載は最新制度対象製品しか掲載されないのでしょうか。
A29:

認証の取り下げ・取り消しがない限り、継続して掲載されます。

Q30:契約書・見積もり書・請求書など多数の帳票発行機能と、それらを受領して添付する機能がある場合、それぞれ機能や紙ごとの申請が必要でしょうか?該当箇所を羅列した上で一つの申請にすることも可能でしょうか?
A30:

契約書・見積もり書・請求書などの帳票を電子データで発行する場合は電子取引ソフト認証、紙で発行し控えを電子とする場合は電子書類ソフト認証での申請が必要となります。

Q31:個別の内容に関して、電子帳簿保存法の要件を満たしているか教えて下さい。
A31:

大変申し訳ありませんが、内容的には法的要件にも関係しておりJIIMAがお答えする立場にはございません。国税庁の電帳法関係のサイトは以下のURLにあります。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
上記にあります国税庁の一問一答を参考にされて下さい。また必要に応じ、国税局の窓口にご確認下さい。

Q32:JIIMA認証を取得した際のメリットは何でしょうか?
A32:

会計システムや文書管理システム等のソフトウエアが数多く販売されています。税務という観点では電帳法対応というソフトウエアも多くあります。ただし、一般企業の方々が適正に電帳法に対応しているかの判断をするのは難しいものです。そこでJIIMAでは電帳法に対応したソフトウェアが法的要件を満たしているかを確認し、企業のソフトウェア選定、導入を支援しています。国の動向としては規制緩和の方向で動いていますが、逆に罰則を強化するなど、ますます自己責任という考え方が重要になってきます。公益法人であるJIIMAが認証する製品であれば、安心してご使用することが出来ます。なお、認証取得製品は国税庁やJIIMAのHPなどで公開されますし、またJIIMA認証のロゴも使用することができますので、販促的な意味合いでも活用できると思います。

Q33:サービス提供会社が同一(グループ会社なら同一会社とみなすなど)の規定はありますでしょうか?
A33:

グループ会社であっても法人格が別であれば、同一とはみなされません。JIIMA入会(会員資格)や会員価格の適用なども個別法人単位となります。なお、認証製品の開発元企業および認証製品の販売企業は認証ロゴの使用許諾契約を締結することでロゴマークは使用できます。

Q34:海外の会計システム開発運営会社がJIIMA認証の申請を検討しているのですが、要件にある「申請組織は、当該申請に係わる事業拠点を日本に有するものとする。」の中で、事業拠点とは、自身が日本国内に設立した会社でしょうか? もしくは、代理店等でも良いのでしょうか?
A34:

基本的には、日本に拠点があり製品の開発または販売を行っている法人でないと申請が出来ません。ただし、審査時や認定後のJIIMAからの問合せについて、日本語で回答をしてもらう必要があるため、日本に法人があることが望ましいが、その役割を販売代理店等が担うのであれば、必ずしも日本に法人格を伴う拠点があることは条件ではありません。その場合でも申請書、マニュアル等の言語は日本語が必須となります。

Q35:取引先から注文書をFAXで受信し、(紙に出力せず)ファイルサーバにPDF保管する際の質問となります。「検索機能の確保」において「(2)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。」という要件があるかと思います。対象PDFファイルをファイルサーバで保管する際、範囲指定での検索が不可となりますので、ファイルサーバでの運用は不可という見解で合っておりますでしょうか? 何らかの文書管理システムが必要という事でしょうか?
A35:

ファイルサーバーに保存すること自体はもちろん構いませんが、データベースとして検索することが出来ることが必須で、何らかの文書管理機能が必要となります。

Q36:取引先から注文書をFAXで受信し、(紙に出力せず)ファイルサーバにPDF保管する際の質問となります。「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用」において、FAX受信後のPDFデータを即座に上記要件を満たした文書管理システムに登録する場合、要件を満たしていると解釈してよろしいでしょうか?
A36:

データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用するのがポイントですが、例えばファイルサーバーの(監視)フォルダーに一旦格納され、人手を介さずに自動で文書管理システムに取り込めるシステムが構築されていれば可能となります。