文書情報マネージャー認定資格委員会 内田俊哉委員長

 

 

 

 

 

 

 

委員長の内田俊哉です。

2011年9月ユーザー向けの新資格構想がスタートして、委員会を発足しました。

当初から委員として参画し、2013年4月に委員長として活動して、今年で6年目を迎えています。

単に知識を得るだけの資格セミナーではなく、同じ課題を抱えている仲間との交流を重点に置いてきました。

今年7月には資格認定者も781名と多くの文書情報管理に思いを寄せる仲間ができました。

今後はこの仲間を増やしていくことはもちろんのこと、更に文書情報管理の課題を共有して

改善の意見交換ができるような場を作っていきたいと思います。

 

1. 認定資格者に対しての情報交換の場づくり

最近の受講者の傾向は文書情報管理を生業としている営業の人もいますが、ユーザー企業の

総務系の人というよりは文書情報を実際に管理しなければならない情報システムや

製造開発の現場部門の人が多く受講されています(図1)。

 

 

 

 

 

 

 

 

そこで私たち委員会では認定資格を取得して終わりではなく、認定者同志の交流の場を

どのように企画したら良いかを議論してきました。前期は資格取得者のコミュニティを

形成するため、Facebookの秘密グループを立ち上げ、認定者から困ったときに講師陣へ

相談できる場として、SNSを通じて討論ができないかどうか実験をしてきました。

しかし、資格者にとってFacebookの認知度の問題なのか?Facebookを通じては相談しづらいのか?

認定者の参加数は結果ゼロに終わり、講師陣だけの交流の場に終わってしまい

この企画は失敗に終わりました。

一方、当初から進めています情報交換の場としてのスキルアップセミナーは前期までに7回開催され

毎回6名から20名程度集まり、テーマを持った議論と終わった後に懇親会を設け、忌憚のない

意見交換を実施してきました。

前期は理想的な姿でもある認定者から製造業の文書情報管理の構築事例を発表してもらうことができました。

ここまでのプロセスは簡単でなく、担当理事と委員のメンバーが先方の上司を説得し

ユーザー名を出さないことを条件に開催にこぎつけました。

当日も10名程度認定者が参加され、活発な意見交換ができ大変有意義な場を持つことができました。

このような場ができ、もっと多く開催して交流の場を盛り上げて行きたいのですが、現実は、企業の中の

リアルな情報を表に出すことがハードルとして高いため、実施方法についても引き続き委員会の方で

検討していきます。

 

2.認定資格者に対する情報交換の場づくりとしての研究会の立ち上げ

認定資格者の交流の場を当初から毎回違ったテーマで主には協賛企業を中心にスキルアップセミナーとして

開催して討議をしてきました。

前期は幸いにして認定資格者からの文書情報管理の構築事例として発表ができましたが

これを継続的に実施していくのは厳しいと考え、今期は資格者が共通に課題としているような

旬な研究テーマを基に認定資格者を募集することにしました。

定期的に会合を開くことで継続的に議論する場を考えるように委員会で企画し

12月には開催できるように進めていきます。

 

委員会からの抱負と提言

現在、人材育成の認定資格としてJIIMAでは2つの資格があります。

文書情報マネージャー認定資格は、大量の文書情報を取り扱う一般企業や官公庁・自治体などで

実際に文書管理業務に携わるユーザーを対象とした認定資格としてできました。

もちろん、文書情報管理を生業としている方もユーザーの課題を知る意味で受講される方も多くいます。

企業の組織内で突然に働き方改革を実現するためにペーパーレスを推進するなどの話が上層部から急に出てきて

その推進役にあなたが指名されたらどうしますかという話です。

恐らくそのような経験のない方は、どこから手を付けたらよいかわからないというのが普通ではないでしょうか?

最近の受講者はそのような境遇にあっている人が多く参加してきています(図2)。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

過去に文書情報管理の具体的な進め方や知識を学校や教育機関で教えてもらった人はほとんどいないと

思われます。

だからこそ、JIIMAの文書情報マネージャー認定資格セミナーはそのような人の駆け込み寺となっています。

受講生の文書情報の悩みを直に聞き、少しでも解決の糸口ができればと思いながらセミナー講師としても

接しています。

文書情報管理の世界が紙文書と電子文書の扱い、管理する媒体の種類、システムからクラウドと幅広く

なってきています。

その中で講師陣との考え方の整合も取らねばならない部分もあり、講師同士のコミュニケーションも含めて

重要になってくると考えています。

今年度はデジタルファースト法案が成立された年でもあり、いよいよ電子文書が原本の時代を迎える中で

現実に運用している世界とこれからどのように切り替えていったらよいか、悩ましいことが色々と

出てくるかと思います。

私たち委員会は現場、現物、現実の3現主義をモットーに、これからも文書情報マネージャーの仲間の輪を

広げていきたいと思います。