あふれる「文書情報」

「文書情報」とは

皆さんは、文書というとどのようなものをイメージしますか?

すぐに思い浮かぶのは、書類や資料、伝票など紙に書かれた、いわゆる「紙文書」ではないでしょうか。
さらに近頃では、デジタル機器の普及で、電子化された文字情報や、写真や映像など、紙以外の媒体で記録されるものも出てきています。これらを合わせて「文書情報」と呼びます。

JIIMAでは「文書情報」を「組織が職務上作成又は取得した文書。従来の文書、書類、図面はもとより、PC等で作成した電子文書、イメージ情報、映像、音声、電子メールなど、全ての情報(コンテンツ)」と定義しています(JIIMAビジョン2016より)。

増える一方の文書情報

この文書情報、特に近頃では取り扱う量が急激に増えています。

代表的な文書情報の一つに電子メールが挙げられます。
以前は電話やFAXなどでやり取りしていた情報が、電子メールによってやり取りされるのが一般化してから、文書の量が格段に増えました。

また、製造物責任法(PL法)やISO9001、ISO14001のような法律や規則で定められた文書など、長期間に渡って保存が必要な文書情報が増えているのもその要因の一つと言えるでしょう。

文書情報が氾濫する

増加する文書情報を放置していると、文書情報はあっという間に氾濫してしまうでしょう。
紙文書は検索に時間がかかり、業務処理も手作業になるため、生産性を大幅に低下させます。

また、電子データといえども同じファイルが複数保存されていたり、サーバーやディスク内の整理方法が統一されていなかったりすると、必要なファイルを見つけ出すことができないということもあり得ます。

文書を作成するのに、類似の文書を手直しすれば済むことが、すぐ見つからないことによって、最初から作ったほうが早い、という電子データのメリットを台無しにしてしまうことにもなりかねません。

文書情報管理の重要性

業務の効率化やワークスタイル変革が叫ばれていますが、このためには、いかに無駄な業務を減らし、効率よく仕事をすることがカギとなります。また、事故や災害などに遭遇した時、欲しい情報を短時間で取り出すことは、復旧に要する時間を大幅に短縮することができます。

最近では製品の性能にかかわる検査データの不正も報告されていますが、もし、これに関する記録などが十分に管理されていなければ、どこまでのデータに問題があったかをさかのぼって調べることは不可能に近く、疑惑を完全に払しょくすることはできなくなり、その後の信頼は、並大抵の努力では得ることはできません。

このように、文書情報の管理の重要性はますます高まっているのです。

この「一から始める文書管理業務」では、企業などの組織において取り扱われる「文書情報」の管理・マネジメントの入門として、文書情報をどのように管理、運用していけばよいかをわかりやすく解説していきます。

「一から始める文書管理業務」を読んで、文書情報管理に興味を持った方は、ぜひJIIMAが認定する、文書情報管理に関する二つの資格、「文書情報マネージャー」「文書情報管理士」を取得してみてください。